Експертиза за ценността на документите в архива

 

 

БДИАС може да извърши Експертиза на ценността на документите в архива, а именно: извършване на експертиза на научната и практическата ценност на документите, за да се определят сроковете на съхранение на делата. В резултат на експертизата се изготвят 3 описа:

Опис на документи за постоянно съхранение – те се предават в Държавен архив

Опис на документи с изтекъл срок на съхранение. Те се определят като неценни и се унищожават като за целта се изработва Акт за унищожаване на документи

Опис на документите с дългосрочно справочно значение, които остават в организацията до извършване на следваща експертиза.

Ние имаме грижата за цялостото организиране, сортиране и подреждане на архива, както и за унищожаване на неценните документи с изтекъл срок на съхранение и транспортиране и предаване на документите с постоянен срок на съхранение в Държавен архив.

Преди да се направи експертиза на ценността на Вашите документи е необходимо да бъде извършено изграждане на правила за подреждане на документите, подреждане и организиране на документите в архива съгласно Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Ние можем да извършим разработване на номенклатура на документите (Номенклатура на делата) и разработване на Вътрешни правила за дейността на архива, Вътрешни правила за организация на деловодната дейност и документооборота.

Експертиза на ценността на документите във Вашия архив е извършване на действия за определяне на ценността на съответните документи. Когато се установи, че за дадени документи е изтекъл срокът на съхранение, тези документи могат да се унищожат. Това е необходимо, защото всяка организация генерира документи и архива заема все по-голямо пространство. Решението е едно: Позволете на Архивиращ център БДИАС да въведе ред в хаоса на Вашите документи и да изчисти архива от ненужни документи с изтекъл срок на съхранение! Организирането и управлението на архива са наша основна задача, за да можете да намирате търсения документ бързо и лесно. Част от управлението на архива е унищожаването на ненужните документи, което може да бъде направено след извършване на Експертиза на документите. Екипът на БДИАС ще сложи край на загубените и неправилно подредени документи!

Извършването на експертиза на ценността на документите се извършва съгласно Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

Можем да Ви окажем съдействие относно всички дейности, които трябва да извършите, за да приведете архива в съответствие с Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

Имаме готовност да сътрудничим на определената от Вас Експертна комисия, която трябва да изготви:

Вътрешни правила за дейността на архива

Номенклатура на делата

Организиране на експертизата по ценността на документите

Предаване на ценните документи в държавния архив

Изготвяне на актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение

Учрежденията и организациите с държавно или общинско участие задължително правят експертиза по ценността на документите в архива. Екипът на БДИАС има готовност да Ви сътрудничи при извършването на екстертиза по ценността на документите в архива като се съобрази със спецификите на Вашата организация.

Архивите на частните компании не са задължени да правят експертиза на документите, но тя е препоръчителна, за да не съхраняват документи, които не са им необходими и заемат излишно пространство, а същевременно и да не се унищожават документи, които трябва да бъдат съхранени.

След като се извърши експертиза по ценността на документите може да се изготвят актове за унищожаване на документите с изтекъл срок на съхранение.

Бихме желали да Ви предложим информация за сроковете за съхранение на счетоводните документи.

 

Срокове за съхранение и давност, свързани със счетоводната информация

Носители

Срокове

Основание

1. Ведомости за заплати

50 години.

Чл. 42 ЗСч, чл. 38 ДОПК

2. Счетоводни регистри и финансови отчети

10 години.

Чл. 42 ЗСч, чл. 38 ДОПК

3. Документи за данъчно-осигурителен контрол

До 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи.

Чл. 42 ЗСч, чл. 38 ДОПК

4. Документи за финансов одит

До извършване на следващ вътрешен одит и одит на Сметната палата.

Чл. 42 ЗСч

5. Всички останали носители

3 години

Чл. 42 ЗСч

5 години

Чл. 38 ДОПК

6. Данъчни документи, издавани по реда на ЗДДС

До 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи.

Чл. 121, ал.1 ЗДДС

7. Контролни ленти от касови апарати в търговските обекти

В 3-месечен срок от датата на отпечатване на последната касова бележка на съответната лента.

Чл. 42, ал. 1, т. 3 от Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства

8. Отчетни документи по Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства, включително книгите за дневните финансови отчети и контролните ленти

5 години

Чл. 42, ал. 4 от Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства

9. Погасяване на публични вземания по давност

Публичните вземания се погасяват с изтичането на 5-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, освен ако в закон е предвиден по-кратък срок

Чл. 171, ал. 1 ДОПК

С изтичането на 10-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, се погасяват всички публични вземания независимо от спирането или прекъсването на давността освен в случаите, когато задължението е отсрочено или разсрочено

Чл. 171, ал.

 

Моля не се колебайте да ни потърсите, за да получите експертни отговори на Вашите въпроси. Телефоните за връзка са: 875 90 92, 875 90 93, 0888 49 58 71.