Сканиране, индексиране и електронно архивиране

на документи – дигитализиране на документи

 

 

Ние сканираме и индексираме Вашите документи вместо Вас.

След като Вашите документи са сканирани и индексирани (дигитализирани) от Архивиращ център БДИАС, от търсения документ Ви дели едно “кликване” с мишката. Намаляват се разходите за търсене, съхранение и движение на документи. Увеличава се ефективността.

Всички прашни папки остават в миналото. Предотвратява се загуба, повреждане или неправилно класифициране на документите. Имате гарантирана защита на информацията. Вие определяте нивата на достъп до документите.

 

Ние извършваме сканиране (дигитализиране) на Вашите документи и индексиране на документи. Можем да Ви предложим създаване на база данни от:

Документи

Чертежи и Карти до размер А0+

Книги

Ръкописи

Вестници и списания – периодичен печат

 

Обемът на хартиените документи расте с всеки изминал ден?

Трудно намирате търсените документи?

 

Все повече фирми и организации използват сканиране на документи и електронно архивиране – дигитализиране на документи като средство за управление на архива, бързо и лесно намиране на търсените документи. В днешно време използването и съхранението на огромната по обем документация е немислимо без прилагането на информационни системи за сканиране и управление на документи.

В тези случаи непрекъснато нараства нуждата за бързина при сканиране и обработка на документите, за повишаване на сигурността при съхранението им и ефективността на процесите на намиране на документи в архива. Тези задачи не могат да се решат без прилагането на съвременните системи за архивиране и обработка на документите, каквато е BDIAS Document Management System.

 

Когато документите се сканират те са картинка за компютъра.

За да можете за извършвате търсене на документите по дадени критерии е неоходимо да бъде извършено индексиране на документи – въвеждане на ключови думи, по които електронното изображение на документа да бъде намерено. Въвеждането на индексите (въвеждането на ключови думи) се извършва ръчно или автоматично. Ръчното въвеждане е въвеждане на търсените думи от оператор, а амтоматично индекринане на електронни документи се извършва чрез баркодове, линейни кодове, OCR, ICR (пълнотекстово разпознаване на символите в електрони архиви от документи).

 

Обемът на писмените документи, расте с всеки изминал ден и служителите трябва да се справят с информационния свръхтовар както в дигитален, така и в хартиен формат. Въпреки продължаващата употреба на хартия, управлението на дигиталните документи, изглежда, е постигнало нов етап на възприемане. Електронните системи за документи се прилагат както в големите, така и в средните и малките организации. Независимо дали това означава превръщане на записи върху хартия в дигитална форма (сканиране на документи) или организиране на документи, които са създадени електронно, системите за съхраняване и намиране на документи стават все по-често използвани.

 

Хората осъзнават мощта на съхраняване на документите в цифров вид и все повече компании започват да възприемат този метод като стандартна практика. Организации, които планират да приложат или да разширят управлението на дигиталните документи, могат да избират измежду разнообразни продукти, от скенери и друг хардуер до сложен софтуер за управление на документи. Системата BDIAS DMS е система за управление на документи, която позволява на потребителите да сканират хартиени документи и да импортират електронни файлове, включително електронна поща, а след това да архивират информацията в електронен формат. При това системата предлага много опции за индексиране и съхранение на документи, като потребителите могат да търсят и да възстановяват всеки архивиран документ, след което да го разпечатват, изпращат по факс или електронна поща. Електронната система за подреждане на документи може да се настрои според изискванията на потребителя, а документите да бъдат достъпни за множество потребители едновременно.

Системата за управление на електронни документи се използва много и за целите на счетоводството и одита. Тук информацията от разписки и фактури се съхранява съобразно изискванитяа на Закона за счетоводството.

 

Бързото намиране на документите е едно от ключовите предимства на електронния архив. Сканирането на документи се извършва от БДИАС на място в помещенията на клиента, било това малко, средно или голямо предприятие, лекарски кабинет, автомобилна къща, банка, адвокатска кантора и т.н.

Интересът към управлението на документи расте, което кара производителите да предлагат продукти, които са както по-лесни за използване, отколкото бихте очаквали, така и са изненадващо достъпни като цена. Редица представители на индустрията сочат, че не само цените са приемливи, но и управлението на документи в дигиталната ера не е толкова сложно, колкото смятат някои.

Разбира се, трябва да се вземат предвид разходите за нови приложения, но не трябва да се пропускат потенциалните икономии след внедряването им.  Ако търсите начини за контрол на разходите, управлението на документи е един от тях, убедени са експертите.

Важно е да се отбележи, че преминаването към цифрово управление на документи ще изисква обучение на персонала в офиса. Макар че технологията е от съществено значение, тя представлява само една част от това, което се изисква за прилагането и поддържането на система за управление на документи каквато е
BDIAS DMS. Както при всяко нововъведение, почти винаги е трудно да се убедят служителите, че новият процес е по-добър, по-ефективен и по-лесен за употреба. За да сте сигурни, че новата технология се използва максимално ефективно, обучете служителите така, че да разберат как новата система ще се интегрира с текущите работни процеси.

Налага ли се често да търсите информация в печатни документи или да добавяте нови документи към архива – трудни и неблагодарни дейности, които отнемат значително време и пари? Снижаването на оперативните разходи важна задача ли е за Вашата организация? Няма ли да е чудесно вместо обемистите хартиени архиви да разполагате с модерен и леснодостъпен електронен архив? За да се сдобиете с такъв, най-лесно е да използвате услугите на архивиращ център БДИАС, за да сканира и архивира Вашите документи като електронни документи в деловодна програма за документооборот.

БДИАС може да Ви предложи гарантирана защита на информацията. Компанията е специализирана в областта на архивиране, създаване и поддръжка на електронни архиви. Персоналът ни е обучен, квалифициран и опитен, благодарение на което поддържаме висок стандарт, качество и коректност към клиентите, техните желания и изисквания. Съобразяваме се с индивидуалните изисквания на всеки отделен клиент като прилагаме индивидуален подход към всеки клиент.

За да определим решението за електронен архив, което би било най-подходящо за конкретния случай, ние сме готови да окажем съдействие за определяне на бизнес процесите във Вашата организация и благодарение на това да изготвим конкретно задание за сканиране и електронно архивиране на документи.

 За библиотеките предлагаме сканиране на книги, сканиране на ръкописи, сканиране на вестници и други.

Хартиеният архив от документи се поддържа трудно. Много време е необходимо, за да бъде намерен търсеният документ в архива. Затова много компании избират сканиране на документи и електронна архивиране на цялата налична документация. По този начин се печелите време, увеличавате ефективността и спестявате пари като намирате документите си за секунди в електронния архив.

Независимо дали документите Ви са: договори с доставчици и клиенти, поръчки за покупки, фактури, медицински картони, здравни документи, счетоводни документи или други, Вие спестявате от разходите за хартия, печат, поща, физическо съхранение на документи и други. Същевременно осигуряване по-добро обслужване на клиентите си.

За разлика от хартиените документи, електронните файлове могат да бъдат разглеждани от всякъде и по всяко време. Можете да преглеждате документи по мрежата от къщи, вместо да се налага да отидете до офиса. Така може няколко служители да използват едновременно един и същ документ – споделени документи в мрежата. Изградената мрежа осигурява сигурен и надежден достъп до документацията на всички служители във фирмата. Можете изцяло да разчитате на нас за съдействие по цялостната организация на документите, определяне правата на достъп на различните служители. Можем да Ви предложим също съхраняване на резервни копия, така че ако оригиналния документ бъде повреден или загубен, Вие за имате резервно копие на същия. Независимо какви документи имате за скениране – ние ще ги сканираме. За библиотеките предлагаме скениране на книги, скениране на ръкописи, скениране на вестници и други.

Дейностите по обработка и сканиране на документи може да се извърши във Вашия офис или в нашия офис, съобразно Вашите изисквания. Можем да се съобразим с изискванията Ви за договор за конфиденциалност, застраховка “Професионална отговорност” и т.н.

Скениране на документи и електронно архивиране на документи са сред най-търсените услуги, предлагани от нас.

Обработката на Вашите документи се извършва от висококвалифицирани и компетентни специалисти в областта на сканирането и електронното архивиране.

Електронното архивиране е процес, който включва следните етапи

  1. Подреждане и класифициране на архива: номериране на документите в номенклатурните дела, поставяне на баркодове или други етикети с № на делото в което се намира документа
  1. Подготовка на документите за сканиране:
  1. Сканиране на документите в подходящ електронен формат:  сканиране на различни по размери и вид документи – от размер А6 до А0+; сканиране се извършва с подходящи за документите скенери – високоскоростни, скенери за книги, широкоформатни.
  1. Съхранение на сканираните файлове на наш сървър или Ваш сървър
  1. Проверка след сканиране на документи / контрол на качеството по сканиране
  1. Въвеждане на данни от сканираните документи в софтуер за деловодство и електронен архив; индексиране на ключови думи, по които да се осъществи лесното намиране на всеки документ – дата, година, получател и т.н.; баркод; баркодове, печ кодове, OCR, ICR и други
  1. Въвеждане на индекси и вграждане на изображения от сканираните документи в програма, съобразена с нуждите на Вашата фирма или организация

Когато БДИАС извършва сканиране и индексиране на документи и електронно архивиране на документи, клиентите избират какви индексни полета да имат сканираните електронни документи.

Основна цел на индексирането да електронен архив от документи, сканирани е БДИАС има за цел да позволи бързо търсене и намиране на документи в системата. Най-лесно се търси в софтуерна система за деловодство и архив, състояща се от сканирани документи, е в случай на индексиране всеки документ след скениране. Всяко индексиране на документи съдържа метаданни за всеки архив от електронни документи.

 

Как са извършим организиране на документи, за да ги намирате бързо и лесно?

 

За да постигнем ефективно намиране на документите, които съставляват Вашия електронен архив е необходимо да използвате софтуера БДИАС електронен архив – софтуерна система за деловодство и архив и управление на документи, в който документите са индексирани с определени индекси съдържащи метаинформация за графичните изображения на Вашите електронни документи.

 

За да бъде извършено пълнотекстово търсене е необходимо да бъде извършено пълнотекстово индексиране – пълнотекстово разпознаване на символите. Това се прави чрез OCR (optical character recognition) – оптично разпознаване на символите или ICR (intelligent character recognition) – интелигентно разпознаване на символите. Това позволява да се търсят документи, които съдържат определени думи или фрази. Когато е използван OCR или ICR можете да запишете документите в текстови формат.

 

Търсенето на документи в системата за управление на документи БДИАС Архив използва индексите, поддържани от системата. Системите за управление на документи позволяват търсене на документи по идентификатора на документа, метаинформацията за документа, пълното съдържание на документа и т.н. Възможно е да се въведат сложни системи за търсене, които съдържат ключови думи или фрази от съдържанието на документи в архива или метаинформацията на сканирани документи във Вашия електронен архив.

 

При електронно управление на документи, имате възможност за редактиране, трансформиране, архивиране, публикуване и управление на всякакъв вид документи.

 

БДИАС Системи за управление на документите, включва средства за управление на процесите по сканиране. Ако желаете пълнотекстово разпознаване на символите е необходимо да се извърши оптично разпознаване на символите.

 

БДИАС система за документооборот и електронен архив е дигитално решение за електронно архивиране на документи – въвеждане и индексиране на документи. БДИАС Деловодство и Архив е дигитално решение за бърз и лесен достъп и търсене на документи.

БДИАС Деловодство и архив – система за управление на документи, дава възможност да се индексират документи с помощта на атрибутите да документите – метаданни за електронни документи. Индексите се въвеждат в база данни и дават възможност бързо да намерят и извлекат данните свързани със съответните документи в архива. По този начин за секунди можете да намерите търсените документи като Ви гарантираме моментално намиране на всички търсени данни. Това не е възможно да се направи, когато документите не са скенирани и индексирани.

 

Ако желаете да получите повече информация

за сканиране и електронно архивиране на документи,

моля не се колебайте да ни потърсите на тел. 02 / 875 90 92 и 02 / 875 90 93.