Физическо архивиране на документи

Съхранение на документи в наши архивохранилища

 

 

БДИАС предлага услугата “Физическо архивиране на документи”, която включва:

 

-         Съхранение на Вашите документи в наши архивохранилища (вкл. транспортиране от Вашите офиси до нашите помещения)

-         Сканиране на документ при поискване

-         Доставка на оригинален хартиен документ при необходимост

-         Осигуряване на достъп до помещенията, където се съхраняват Вашите документи

-         Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение

 

Предимства, които Ви осигурява съхранението на Вашите документи в Архивиращ център БДИАС:

o       Намаляване на Вашите разходи

o       Увеличаване на пространството, което можете да използвате за дейността си

o       Бързо и лесно намиране на търсените документи

o       Експедитивна доставка на търсените документи до Вашите помещения

o       Ефективно управление на документите Ви

o       Сигурност на съхранението на документите

o       Добри условия на съхранение на документите

o       Гарантиран контрол при използване на документите

o       Транспортиране на Вашите документи до архивохранилището на БДИАС

o       Каталогизиране на документите (Индексиране на документите)

o       Предоставяне на информация относно състоянието на Вашите документи

o       Консултации относно законовите изисквания в Република България

 

Всяка компания/организация генерира документи, които стават все повече, заемат все по-голямо пространство, но са ценни и не е възможно да бъдат унищожени. Решението е едно: Позволете на Архивиращ център БДИАС да съхранява Вашите документи в наши помещения! Организирането и управлението на архива са наша основна задача, за да можете да намирате търсения документ бързо и лесно. Екипът на БДИАС ще сложи край на загубените и неправилно подредени документи!

Съхранението на Вашите документи в наши помещения намалява Вашите разходи като освобождава Вашите помещения.

Ние Ви гарантираме сигурност на съхранение на документите и строг контрол на достъп в нашите помещения. Същевременно Ви осигуряваме бърз достъп до документите Ви, 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, чрез нашето web базирано приложение за достъп до архива от документи, BDIAS Archive.

БДИАС предлага дълготрайни решения, съобразени с Вашите нужди и изисквания.

Вашите документи са в сигурни ръце и в непосредствена близост до Вас.

 

Можем да разработим система за организиране и оптимизиране на Вашите архивни документи. Ако имате определени вътрешни процедури за архивиране на документите, ние ще се съобразим с тях. Целта ни е Вашите документи да бъдат архивирани така, че намирането на конкретен документ да са извършва  бързо и лесно.

БДИАС създава база данни за архива на всеки наш клиент и посредством нашия софтуер за търсене в архива, Вие ще намирате документите си незабавно. Използваме Баркод технология, която осигурява абсолютна точност при търсене.

 Проектите за управление на документи, които разработваме са съобразени изцяло с Вашите нужди и изисквания. Нашата цел е да Ви осигурим незабавен достъп до Вашите документи, чрез структурирано организиране на Вашия физически архив. Ние работим с всякакъв формат и вид документи. Независимо дали документите Ви са счетоводни, юридически, банкови, застрахователни, административни, технически чертежи, карти, книги или други, ние можем да Ви освободим от тях като същевременно Ви гарантираме бърз достъп до документите във всеки необходим момент.

БДИАС Ви гарантира сигурност и безопасност на съхранение на Вашите документи. Нашите архивохранилища са обезопасени. Разполагаме с видео наблюдение, противопожарна защита, сигурност на достъпа, жива охрана на сградата, охранителна алармена система, решетки, застраховка професионална отговорност, контрол на влажността на въздуха. Архивохранилището ни се намира в София, което гарантира бърз достъп до Вашите хартиени документи, когато такъв е необходим.

Предлагаме Ви цялостен аутсорсинг на Вашите документи включително и аутсорсване на управлението на документите в архива. Когато използвате документите често е ефективно да извършим сканиране и електронно архивиране на документите. Когато документите се използват по-рядко, можем да Ви предложим физическо съхранение на документи със сканиране единствено при възникване н конкретна необходимост от даден документ. 

Ние в БДИАС съхраняваме Вашите документи в специализирани архивни кутии и архивни кашони. Архивните кутии, с които разполагаме са съобразени с размера на документите, които съхраняваме в тях и с размерите на конструкциите, в които се подреждат архивните кутии и архивните кашони.

В случай, че Вашите важни документи са по-специални и е необходима висока степен на сигурност, БДИАС ще Ви предложи съхранение на архива или част от него в частен сейф.

Екипът на БДИАС записва всяка транзакция с документите в база данни и Ви осигурява пълна отчетност относно кой оторизиран Ваш служител кога е използвал даден документ.

Мисията на БДИАС

Мисията ни е да утвърдим положителния ефект от аутсорсване на съхранението на документи и архиви като гарантираме експедитивност, лоялност, конфиденциалност и сигурност на Вашите хартиени документи. Изцяло се съобразяваме с изискванията на клиента и се стремим да отговорим на очакванията на всеки клиент.

Независимо дали клиентът ни е малка фирма или огромна организация, ние се отнасяме с уважение към хартиените документи и електронните архиви и се стремим да удовлетворим изискванията на клиента за оптимално организиране и управление на архива. Софтуерът BDIAS Archive е удобен и се модифицира съобразно клиентите ни. Той e подходящ за всякакви клиенти, независимо от мащабите им, обема и вида на архива. Предимството му е, че осигурява незабавен достъп но документите като визуализира сканираните изображения. Търсенето на документите се извършва по зададени от Вас критерии. Тъй като приложението е уеб базирано, не е необходимо да отделяте средства за поддръжка. Сигурността е гарантирана, защото нивата на достъп се определят от Вас. Логистиката се управлява от нас като Ви гарантираме конфиденциалност и сигурност.

Дългогодишният опит на БДИАС в областта на управление на архивите, високите стандарти, които сме си поставили при обслужването на клиентите ни и съхранението на техните документи, ни дава възможност да предоставим най-високо качество при изграждане и поддържане на електронен архив и физически хартиен архив.

Сканиране на документ при поискване

Когато Ви е необходимо копие на даден документ, можете да ни информирате за това по телефон, факс или e-mail. Ние намираме търсения документ, сканираме страниците, които са Ви необходими и Вие имате достъп до електронно архивирания документ чрез web базираното приложение BDIAS Archive. Контролът на достъп зависи от Вашите изисквания. При търсене на документа, той се визуализира на екрана. Можете да го разпечатате, изпратите по електронна поща, запазите в компютъра си и т.н. Ако предпочитате, можем да Ви изпратим търсеният документ директно по e-mail.

Доставка на оригинален хартиен документ при необходимост

Ако Ви трябва оригинален документ, можете да ни информирате за това по телефон, факс или e-mail. Ние намираме търсения документ, подготвяме протокол за експедиция и го транспортираме до Вас. Когато приключите работа с него, ние го транспортираме от Вашите помещения до нашето архивохранилище. Контролът при транспортиране на документите е гарантиран.

Осигуряване на достъп до помещенията, където се съхраняват Вашите документи

Когато желаете, можете да прегледате документите си в нашето архивохранилище и имате право на достъп (регламентирано при сключване на договор за съхранение на документи и физическо архивиране в нашето архивохранилище).

Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение

Когато срокът за съхранение на дадени документи изтече, ние Ви информираме за това. Ако желаете, можем да извършим унищожаване на документите с изтекъл срок на съхранение. Тогава нямате да имате разходи за документи, които не е необходимо да съхранявате.

Намаляване на Вашите разходи

Тъй като ние съхраняваме големи обеми документи, използваме специални съоръжения за съхраняването на максимален обем документи на единица площ, разполагаме със специални архивни кашони и имаме обучен персонал за физическо архивиране на документи, нашите разходи са по-малки. Съответно цените, които Ви оферираме ще намалят Вашите разходи за офис помещения, инфраструктура, персонал, обучение и т.н. Същевременно ще се възползвате от професионални услуги по управление на архивни документи.

Увеличаване на пространството, което можете да използвате за дейността си

Когато Вашите документи се съхраняват в архивохранилищата на БДИАС,  ще спечелите допълнително пространство. Няма да се безпокоите за постоянно нарастващия обем на архива. Същевременно персоналът Ви ще работи в много по-приятна среда.

Бързо и лесно намиране на търсените документи

Осигуряване на незабавен достъп до търсените документи посредством системата за управление на архива BDIAS Archive.

Експедитивна доставка на търсените документи до Вашите помещения

При поискване можем да намерим търсените от Вас документи и да ги транспортираме до определено от Вас място като се съобразим с Вашите изисквания относно срок на доставката.

Ефективно управление на документите Ви

Ние използваме световно доказали се технологии за управление на документи и можем да гарантираме, че ще намирате търсените документи много по-лесно и по-бързо, използвайки системата BDIAS Archive. Чрез софтуера за управление на архива, Вие имате незабавен достъп до информацията за документите Ви, като при поискване можем да сканираме да ден документ, да го изпратим по факс или да Ви доставим оригинала като се съобразим с Вашите изисквания за бързина.  

Сигурност на съхранението на документите

Сградата на БДИАС се охранява 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата. Същевременно можете да се запознаете със стриктните правила по сигурността, с които екипът на БДИАС се съобразява.

Добри условия на съхранение на документите

Съоръженията, с които разполага БДИАС разполага със система против пожар, с контролирана система за влажност на въздуха и други с цел осигуряване на най-добрите възможни условия за съхранение на документи.

Гарантиран контрол при използване на документите

Ние регистрираме в база данни всички действия извършвани с документите – сканиране и индексиране в BDIAS Archive, изпращане по факс или e-mail, доставка на хартиения оригинален документ, допускане до архива с Ваши документи (за четене или копиране). Всички действия с документите могат да се извършват единствено от оторизирани от Вас лица.

Транспортиране на Вашите документи до архивохранилището на БДИАС

Можете да се възползвате от услугата по транспортиране на документите Ви от Вашите помещения до архивохранилището на БДИАС.

Каталогизиране на документите (Индексиране на документите)

Екипът на БДИАС извършва действията по организиране, подреждане и индексиране на Вашите документи в база данни. Ние използваме баркод технология, за индексиране и подреждане на Вашите папки. Целта е да осъществяване на стриктна организация и подреждане на архива в логически ред, за да можете да намирате търсените документи за секунди. Описанията се въвеждат в база данни чрез софтуера за архивиране на документите BDIAS Archive. Каталогизирането на архива повишава ефективността при използването му, което води до намаляване на Вашите разходи и гарантиране на намирането на всички документи.

Предоставяне на информация относно състоянието на Вашите документи

Съобразно Вашите изисквания, можем да Ви предоставяме информация относно обема на Вашия архив, както и относно кой и кога го е използвал. Информацията се представя във формата на доклади на определени периоди от време или при поискване от Ваша страна. Когато срокът за съхранение на дадена група документи изтича, можем да Ви информираме и Вие да вземете решение дали тези документи да бъдат унищожени или запазени.

Консултации относно законовите изисквания в Република България

Нашите експерти могат да Ви помогнат за организацията и управлението и периода на съхранение на документите Ви при спазване на законовите изисквания в Република България.

Моля не се колебайте да ни потърсите, за да получите експертни отговори на Вашите въпроси. Телефоните за връзка са: 875 90 92, 875 90 93, 0888 49 58 71.